为规范国家知识产权局专利代办处（以下简称代办处）专利申请受理工作，特制定本规程。
一、专利申请受理范围
（一）受理的专利申请范围
1．境内申请人面交或寄交的发明、实用新型、外观设计专利文件。
2．港、澳、台居民委托内地专利代理机构代理的发明、实用新型、外观设计专利申请文件。
（二）不能在代办处受理的专利申请
1．PCT申请文件。
2．境外申请人及港、澳、台地区法人提交的专利申请文件。
3．分案申请文件。
4．有要求优先权声明的专利申请文件。
5．专利申请被受理后提交的中间文件。
二、受理工作的内容
（一）受理并审核专利申请文件。
1．代办处对收到的专利申请进行审查，符合受理条件的专利申请应确定申请日、给予申请号并发出受理通知书。
2．对申请人提交的费用减缓请求进行审查，确定准予减缓的比例，发出费用减缓审批通知书。
（二）完成专利申请的数据采集工作
（三）转交专利申请文件及传输专利申请数据
按时向国家知识产权局专利局受理处（简称专利局受理处）以挂号信方式转交专利申请文件、传输专利申请数据，邮寄专利申请文件和传输数据应确保不发生丢失或泄密。
三、受理专利申请的程序
（一）受理面交的专利申请
1．依据申请人提交的专利请求书，确定专利申请类型。
2．根据专利法实施细则第40条的规定，审查专利申请文件是否符合受理条件，符合受理条件，则申请文件进入受理程序，不符合受理条件的，应告知申请人存在的缺陷和不受理的依据。申请人不能当时消除缺陷的，专利申请文件不予受理，将文件退给申请人，应申请人的要求可以出具不受理通知书，但不在申请文件上做任何标记。
3．请求书上加盖代办处的收文章，注明收到日。
4．根据专利法第28条，专利法实施细则第5条的规定，确定申请日，加盖申请日期章。
5．根据专利申请类别，按顺序给出申请号。两份请求书上分别使用号码型贴条和条码型贴条。
6．根据国家知识产权局《专利申请费用减缓办法》的规定，对费用减缓请求进行审查，并在费用减缓请求书相应的栏目内盖章，注明审查结果。审查内容为：
（1）费用减缓请求书所注明的发明名称、申请人是否与专利请求书一致，签章栏是否由当事人签章。申请人、发明名称不一致或费用减缓请求书未签章的，对费用减缓请求不予批准。
（2）申请人为个人的，应当注明个人年收入，申请人为两人以上的，应分别注明年收入。申请人为单位，应提交上级行政主管部门的证明，企业单位需要说明企业盈亏情况，其他单位应说明其经费困难情况。未提交证明、未陈述减缓理由或所陈述理由不符合费用减缓条件的，对费用减缓请求不予批准。
7．核实请求书的文件清单与实际提交文件是否相符，核实无误，在文件清单栏盖“核实”章。
8．核实说明书与请求书的发明名称，不一致时，应告知申请人。
9．录入人员将请求书的著录项目进行首次数据采集，并进行屏幕校对。校对后打印受理通知书、费用减缓审批通知书和缴纳申请费通知书各一式两份，打印校对单一份，各通知书上的审查员姓名不得使用代码。
10．受理人员依据请求书对校对单的内容逐项校对，同时检查各种通知书的内容，检查无误后，通知书加盖代办处受理章，并将一套通知书交给申请人，另一套通知书及校对单归入申请文档。
（二）受理寄交的专利申请
1．依据申请人提交的专利请求书，确定专利申请类型。
2．根据专利法实施细则第40条的规定，审查专利申请文件是否符合受理条件。符合受理条件的，则申请文件进入受理程序。不符合受理条件的，将不受理通知书与申请文件一起寄回申请人，不受理通知书副本应保存三年。
3．请求书上加盖代办处的收文章，注明收到日。
4．根据专利法第28条，专利法实施细则第5条的规定，确定申请日，加盖申请日期章并登记挂号号码。邮戳日不清晰，无法辨认的，以代办处收到日为申请日，在请求书右上角记载“邮戳不请”并将信封归入申请文档。
5．根据专利申请类别，按申请号流水顺序给出申请号，两份请求书上分别使用号码型贴条和条码型贴条。
6．根据国家知识产权局《专利申请费用减缓办法》的规定，对费用减缓请求书进行审查，并在请求书相应的栏目内盖章，注明审查结果。审查方法同“受理面交专利申请”时的相关要求。
7．根据请求书文件清单栏核实申请文件的份数、页数，申请人漏填的应补填，错填的要予以更正，更正时要使用修改符号以保留原始数据。文件清单栏具有标注，而实际未提交的文件，应在相应位置盖“缺此项”章。审核完毕在文件清单栏盖“核实”章。
核实说明书与请求书的发明名称，不同时应在请求书文件清单栏内注明“请求书与说明书的发明名称不一致”
8．录入人员将请求书的的著录项目进行首次数据采集，并进行屏幕校对。校对后打印受理通知书、费用减缓审批通知书和缴纳申请费通知书各一式两份，打印校对单一份，各通知书上的审查员姓名不得使用代码。
9．受理人员依据请求书对校对单的内容逐项校对，同时检查各种通知书的内容，检查无误后，通知书加盖代办处受理章。并将一套通知书以挂号信的方式寄给申请人，记录发文日期和挂号号码，另一套通知书及校对单归入申请文档。
（三）申请文件的寄交与数据的传输
1．文件排序。
发明专利申请文件或实用新型专利申请文件一式两份按下列顺序排列：
①专利请求书；
②摘要；
③摘要附图；
④权利要求书；
⑤说明书；
⑥说明书附图；
⑦其他文件。
外观设计专利申请文件一式两份按下列顺序排列：
①请求书；
②图片或照片；
③简要说明；
④其他文件。
其他文件包括费用减缓请求书、费用减缓证明、非职务发明证明、提前公开声明、实质审查请求书、专利代理委托书等。
2．将剩余的申请号贴条和第一套申请文件放在一起,同一申请号的两套新申请文件装在一个文件袋内。
3．将应寄交的专利申请文件放在一起（不可与其他文件混装），打印“寄交文件清单”一式二份，代办处存一份，另一份随申请文件寄送专利局受理处。文件清单中的数量应与实际寄交文件相符。
4．向专利局受理处寄送专利申请文件应当每个工作日一批，使用挂号信函（不得使用包裹方式）。第一天受理的专利申请文件应在第二天寄出。每批专利申请文件应与传输的专利申请数据数量一致，排列顺序一致，以便校核。
5．受理的专利申请应在当天完成数据采集工作。经过整理，校对完毕的专利申请数据应于第二天向专利局受理处传输。传输数据的时间应为每个工作日的8：30—16：30。
四、文件整理与数据校对
（一）主文档文件（即第一套文件）的整理
1．文件齐全、排列有序、图文清晰、请求书上应当有申请人签章。
2．一式两份的文件只存入一份，只提交一份的文件存入主文档，如费用减缓请求书、专利代理委托书等。
3．外观设计专利申请，应将彩色图或照片存入主文档。
（二）申请文件编页码
1．为防止文件丢失，专利申请文件均应按顺序逐页编页码，页码标注在文件右上角。
2．专利申请受理通知书、费用减缓审批通知书、缴纳申请费通知书（无费减的打印此通知）、校对单，放在专利申请文件后面，连续编页。校对单上的面码，即为该申请文件的总页数。
3．请求书按2页编页码，有附页的编码为第3页。申请文件两面使用的，按两页计算（窗口递交的应退回申请人要求单面打印）。
4．除申请专利应提交的必要文件外，凡装订成册的文件只编为一页。
5．属于同一类的文件应存放在一起，如费用减缓证明应放在费用减缓请求书的后面，实质审查参考资料应放在实质审查请求书的后面，并顺序编页。
（三）数据校对
1．在完成文件整理、数据传输前，应对申请数据进行两次校对，依次为采集后的屏幕校对，打出校对单后，与请求书内容进行校对，以确保数据的完整，准确。
2．依据请求书对首采的数据逐项校对，错采、漏采的项目应重新采集。
3．不随意改动请求书上的著录项目内容，即使存在明显的错误，也应按照原文进行采集。
4．缴费通知书、费用减缓审批通知书中的缴费数额、缴费期限应认真核对，防止出现重大差错。
5．校对单应加盖受理人员名章。
五、错误更正程序
因代办处工作失误造成受理工作出现错误的必须予以更正。
（一）数据已传输，纸件尚未寄出时，代办处发现文件处理有错误，应立即向专利局受理处报告申请号及错误内容，同时修改纸件，更正本地数据库，由专利局受理处更正已经传输的数据。
（二）数据已传输、纸件已寄出时，代办处发现文件处理有错误，应立即向专利局受理处报告申请号及错误内容，由专利局受理处进行修改更正。
（三）专利局受理处已经接收文件，数据也已经装入数据库后，发现文件处理有错误，应按下述方法处理：
1．专利申请著录项目出现错误的，由专利局受理处更改，并做出修改更正通知书并送达申请人。
2．申请日出现错误的，应由代办处提供申请人寄交文件的邮局凭证，经专利局受理处核准后，修改文件及数据并通知申请人。
3．申请类别确定错误的，专利局受理处应提交修改更正报告，经主管领导批准后方可进行更正。代办处接到专利局受理处通知后，应提交请求更正错误报告，由经办人写明出现错误的原因，代办处负责人签署意见，报主管领导审批后备案。
（四）费用减缓审批的更正：
由专利局受理处核实原文件后，做出修改更正通知书并送达申请人。
六、专利申请号的使用与管理
（一）专利申请号的用途
专利申请号仅可用于代办处受理的专利申请文件，不得用于其他用途。
（二）专利申请号的领取
代办处应当按照专利局受理处的要求领取申请号，每年一月六日，将前一年度剩余申请号及作废申请号一同寄回专利局受理处。
（三）专利申请号的使用
1．专利申请号应当按年度使用。
2．专利申请号应按流水顺序使用，因故作废的申请号应有记载并将废号条收齐保存，年底退回专利局受理处。
3．每年一月一日，接受面交专利申请文时，停止使用前一年度申请号。元月五日前，代办处收到的前一年度寄交的专利申请，可以继续使用前一年度申请号。元月五日后，代办处收到的前一年度寄交的专利申请，由代办处确定收到日、申请日，将文件与信封一起转寄专利局受理处。
七、代办处受理系统的管理与使用
（一）代办处受理系统的管理
代办处受理自动化系统的软、硬件由国家知识产权局专利局提供，代办处负责人对受理自动化系统的安全及正确使用负责。受理自动化系统应由一名代办处工作人员操作，该工作人员应具备熟练操作计算机的技能。
（二）代办处受理系统的使用范围
代办处受理系统仅限于受理专利申请时的数据采集，打印通知书，打印统计报表，向专利局受理处传输数据之用，不得用于其他工作。不得向代办处以外的任何单位或个人提供受理数据和受理自动化系统软件。
（三）受理数据备份及系统恢复
1．代办处操作人员每日对受理自动化系统的受理数据进行备份。
2．数据备份采用软盘备份和硬盘备份，妥善保存备份资料，定期将备份数据装入备用机。
3．自动化系统出现故障时，代办处操作人员应立即报告专利局受理处，同时由操作人员根据系统恢复手册的指导内容，重新安装系统，恢复数据。恢复过程应有文字记录，并以书面形式报送初审及流程管理部。
八、附则
（一）代办处工作人员从事专利受理工作的，应持有上岗证。工作人员对专利受理数据负有保密的义务，泄密者将承担法律责任并将对代办处处以人民币20000元以下罚款。
（二）代办处无故延误申请数据的传输，按照200元/日的标准扣除代办处补贴费，无故延误申请文件的寄交，按照100元/日的标准扣除代办处补贴费。
（三）代办处因工作失误，出现质量差错，按照《代办处质量管理办法》予以处罚，A类差错，每件扣除补贴费50元，B类差错，每件扣除补贴费25元。
（四）代办处不得在专利受理过程中收取任何手续费。
（五）代办处因工作失误引起的行政诉讼，法院裁决专利局赔偿的，其赔偿费从代办处的补贴费中扣除。
（六）代办处的违纪行为，由国家知识产权局监察部门会同当地管理专利工作的部门进行处理。
（七）代办处应遵守国家及国家知识产权局制定的有关规定，依法行政。未经批准，不得停止或改变代办处工作职能。
（八）严重违反本规定的代办处，国家知识产权局将责令其停止工作，进行整顿，直至撤销其受理专利申请的职能。
（九）本规程自2005年4月1日起施行，国家知识产权局于2001年发布的《国家知识产权局专利代办处受理专利申请工作规程》同时废止。
